Gmail : fin du « Envoyer en tant que »

À Monaco, beaucoup de petites entreprises gèrent leur messagerie professionnelle de la même façon : la boîte contact@votresociete.mc est hébergée chez un hébergeur ou un registraire, mais tout le monde la consulte et y répond depuis un compte Gmail gratuit. Gmail relève les messages grâce à « Consulter d'autres comptes » et envoie les réponses via « Envoyer des e-mails en tant que ». Le client, lui, ne voit que l'adresse de la société.

Ce montage a une date de fin. Selon la page d'aide officielle de Gmail, en janvier 2027, Gmail supprimera définitivement l'envoi « en tant que » pour les comptes tiers, Gmailify et la relève POP. Google n'a pas annoncé de jour précis. D'ici là, les configurations existantes continuent de fonctionner, mais Google indique qu'il peut déjà limiter les nouvelles et invite les utilisateurs à migrer sans attendre.

L'échéance est donc à venir, dans sept semaines environ, et elle tombe en tout début d'année, au moment où de nombreuses entreprises monégasques redémarrent après les fêtes. Mieux vaut régler la question sereinement en décembre que de découvrir en janvier que les e-mails clients n'arrivent plus.

Ce qui change concrètement

La page d'aide de Google décrit un calendrier en trois temps :

• 3e trimestre 2026 : annonce du changement et début des notifications dans Gmail pour les utilisateurs concernés.
• 3e et 4e trimestres 2026 : l'envoi « en tant que » pour les adresses tierces, Gmailify et POP fonctionnent encore, mais les nouvelles configurations peuvent être restreintes.
• Janvier 2027 : les trois fonctions disparaissent.

En pratique, Gmail sur le web ne relèvera plus les messages de votre boîte externe, et vous ne pourrez plus envoyer au nom de cette adresse depuis Gmail sur le web ni depuis les applications mobiles Gmail. Google précise aussi qu'il n'est déjà plus possible d'ajouter ou de synchroniser un compte tiers dans Gmail sur le web.

Ce qui ne change pas compte tout autant. Les messages déjà importés restent dans votre compte. Un transfert automatique configuré chez votre hébergeur continue d'acheminer le courrier vers Gmail. Les alias qui sont eux-mêmes des adresses Gmail ou Google Workspace ne sont pas concernés. Et les applications Gmail pour Android, iPhone et iPad peuvent toujours se connecter à des comptes non Google, comme aujourd'hui.

Qui est concerné à Monaco

Vous l'êtes probablement si l'une de ces situations vous parle :

• Votre adresse professionnelle se termine en .mc, .com ou autre, mais vous vous connectez à un compte @gmail.com personnel pour la gérer.
• Lorsque vous rédigez un e-mail, un menu « De » vous laisse choisir entre votre adresse Gmail et celle de la société.
• Votre hébergeur vous a un jour demandé « d'ajouter le compte dans les paramètres Gmail » avec un serveur POP et un mot de passe SMTP.

Ce schéma est très répandu en Principauté, où beaucoup d'entreprises sont de petite taille, dirigées par leur fondateur et équipées d'une messagerie mise en place il y a des années : agences immobilières, courtiers en yachts, consultants, boutiques, restaurants, family offices. C'est simple et peu coûteux, et c'est précisément pour cela que personne n'y revient.

Si votre messagerie est déjà sur Google Workspace, avec votre domaine configuré directement chez Google, ce changement ne vous concerne pas.

Le vrai risque : répondre depuis la mauvaise adresse

Le scénario le plus probable n'est pas le silence total. Si un transfert est en place, les messages entrants arriveront peut-être encore dans Gmail. Le problème survient au moment de répondre : sans « Envoyer en tant que », vos réponses partiront de votre adresse @gmail.com personnelle, et non plus du domaine de l'entreprise.

Pour une société monégasque qui traite avec une clientèle exigeante, c'est une question de crédibilité. Un client habitué à écrire à contact@votresociete.mc reçoit soudain une réponse d'une adresse Gmail personnelle. Certains hésiteront, d'autres soupçonneront une fraude, ce qui est compréhensible vu la fréquence des usurpations par e-mail. Les échanges se dispersent aussi entre plusieurs adresses, ce qui complique le suivi et l'archivage.

Il existe un enjeu plus discret. Faire transiter la correspondance de l'entreprise par un compte Gmail personnel signifie que des données clients se trouvent dans un compte que la société ne maîtrise pas formellement. La loi monégasque n° 1.565 sur la protection des données personnelles, dont l'APDP assure le contrôle, impose de prendre des mesures appropriées pour sécuriser les données traitées. L'adéquation d'un dispositif dépend de chaque situation : mieux vaut le faire vérifier par un conseil qualifié ou par notre équipe protection des données APDP que de présumer dans un sens ou dans l'autre.

Vos options, de la plus simple à la plus solide

Option 1 : garder votre hébergeur, changer d'outil de lecture. Vous conservez votre hébergement actuel et utilisez son webmail, un logiciel comme Outlook, Mail d'Apple ou Thunderbird en IMAP, ou l'application mobile Gmail, qui, selon Google, continuera de prendre en charge les comptes externes. Aucun coût supplémentaire, mais vous perdez l'interface web de Gmail et sa recherche pour cette boîte.

Option 2 : passer votre domaine sur Google Workspace. C'est la solution que Google suggère lui-même aux entreprises disposant d'un nom de domaine. Votre adresse professionnelle devient un vrai compte Google : vous gardez l'interface Gmail, l'agenda et les espaces partagés, et chaque collaborateur dispose de son propre identifiant. L'abonnement est payant, par utilisateur, et nécessite de modifier les enregistrements DNS du domaine.

Option 3 : choisir un autre fournisseur professionnel. Microsoft 365 ou d'autres messageries d'entreprise sont tout aussi pertinentes, notamment si votre équipe travaille déjà sous Word, Excel et Teams.

Quelle que soit la voie choisie, méfiez-vous des outils tiers qui promettent de « rétablir » l'envoi en tant que. La page d'aide de Google appelle elle-même à la prudence, car ces services exigent un accès à vos boîtes mail.

Une migration propre, étape par étape

Migrer une messagerie est une opération courante, mais certains points sont souvent oubliés :

1. Recensez toutes les adresses gérées via Gmail, y compris les anciennes encore utilisées avec des fournisseurs ou des banques.
2. Exportez ou importez l'historique pour ne pas perdre les échanges clients.
3. Mettez à jour les DNS du domaine : enregistrements MX pour la réception, ainsi que SPF, DKIM et DMARC pour que vos e-mails soient reconnus et n'atterrissent pas en spam.
4. Vérifiez votre site. Formulaires de contact, outils de réservation et notifications de boutique envoient souvent vers, ou depuis, la même adresse. Testez chaque formulaire après le changement : cela fait partie d'une bonne maintenance de site.
5. Reconnectez vos outils (CRM, plateforme de newsletters, logiciel comptable) à la nouvelle boîte. Nos missions e-mail marketing et CRM commencent souvent par ce travail de remise en ordre.
6. Attribuez un compte à chaque personne plutôt que de partager un mot de passe Gmail, et activez la validation en deux étapes.

Un calendrier réaliste

• Dans les deux semaines : vérifiez si vous utilisez « Envoyer des e-mails en tant que » ou « Consulter d'autres comptes », et listez les adresses concernées.
• Début décembre : choisissez votre option et, en cas de migration, planifiez le changement DNS un jour calme.
• Avant la trêve de Noël : testez l'envoi et la réception depuis chaque adresse et chaque formulaire du site.
• Première semaine de janvier : contrôlez à nouveau, puisque Google n'a pas fixé de date exacte.

Vous ne savez pas comment votre messagerie est configurée, ou vous souhaitez la migrer sans perdre de messages ? Contactez-nous : nous analysons votre configuration et vous proposons la solution la plus simple avant janvier.