Monaco: come scrivere il brief del sito

A Monaco, la maggior parte dei progetti web che vanno storti non fallisce sul design né sul codice. Fallisce alla prima e-mail, quando un imprenditore scrive «ci serve un nuovo sito, potete mandarci un preventivo?» e tre agenzie quotano tre progetti diversi. Una propone un template, una uno sviluppo su misura, la terza un rifacimento completo del brand. Le cifre non sono confrontabili e, qualunque offerta accettiate, una parte di ciò che vi aspettavate non c'è.

Un buon brief risolve il problema. Non deve essere lungo né tecnico. Da due a quattro pagine, scritte dalla persona che conosce meglio l'azienda, fanno per il budget e i tempi più di qualsiasi trattativa successiva.

Partire dal problema, non dall'elenco delle pagine

La frase più utile di un brief spiega perché avviate il progetto proprio adesso. «Le nostre richieste arrivano quasi solo dal passaparola e vogliamo che il sito porti contatti qualificati dall'estero» porta a un progetto molto diverso da «il nostro sito sembra datato rispetto ai concorrenti» o «lanciamo una seconda attività che deve avere una visibilità propria».

Poi dite come giudicherete il risultato tra un anno. Scegliete uno o due indicatori che potete davvero misurare: richieste al mese, prenotazioni online, iscrizioni alla newsletter, vendite, oppure meno telefonate con le solite domande. Se non vi viene in mente nessun indicatore, il progetto ha bisogno prima di una riflessione strategica e solo dopo di una discussione sul design.

Infine, descrivete a chi si rivolge il sito. A Monaco i pubblici sono spesso molto diversi: residenti, clienti internazionali che non sono mai venuti, intermediari come family office o agenzie di relocation, futuri collaboratori. Indicate quale conta di più. Un'agenzia sa progettare per ciascuno di loro, ma non per tutti allo stesso modo sulla stessa home page.

Descrivere la situazione attuale

Un'agenzia può stimare il lavoro solo se conosce il punto di partenza. Indicate l'indirizzo del sito attuale, la piattaforma se la conoscete, chi fornisce l'hosting e chi controlla il nome di dominio. Quest'ultimo punto causa più ritardi di qualunque altro, soprattutto per i domini .mc registrati anni fa da un ex dipendente o fornitore.

Annotate cosa funziona e cosa no. Quali pagine portano richieste? Di cosa si lamentano i clienti? Cosa non volete più vedere? Elencate anche gli strumenti a cui il sito deve collegarsi: CRM, sistema di prenotazione, feed immobiliare, fornitore di pagamenti, piattaforma di newsletter. È sulle integrazioni che i preventivi divergono di più, quindi nominarle subito evita sorprese.

Essere precisi su lingue e contenuti

Sui siti monegaschi la lingua è il primo moltiplicatore di costo, e proprio su questo i brief restano spesso vaghi. Specificate quali lingue servono al lancio, quali possono arrivare dopo e se ogni pagina deve esistere in tutte le lingue o solo quelle principali. «Francese e inglese, con l'italiano per le pagine dei servizi principali» è un brief quotabile. «Multilingue» no.

Siate poi onesti su chi scrive i testi. Fornirete testi definitivi in ogni lingua, o serve copywriting con traduzione madrelingua? Avete foto professionali, o vanno commissionate? I contenuti sono la causa più frequente di un lancio in ritardo. Raramente il collo di bottiglia è l'agenzia; quasi sempre è l'attesa di testi e approvazioni. Per un sito pensato davvero in più lingue, con URL separati e visibilità in ciascuna lingua, vedete il nostro approccio ai siti multilingue.

Separare l'indispensabile dal desiderabile

Un brief che elenca venti funzionalità tutte ugualmente essenziali verrà quotato come se lo fossero davvero. Dividete l'elenco in tre colonne: indispensabile al lancio, utile entro sei mesi, idee da discutere. Così le agenzie possono proporre una prima fase sensata, e voi tenete sotto controllo il budget senza tagliare ciò che conta.

Per un'azienda di servizi a Monaco, l'indispensabile comprende di solito pagine veloci su mobile, un percorso chiaro per contatto o prenotazione, le note legali e le informazioni sulla protezione dei dati richieste dalla Legge n. 1.565, un consenso ai cookie che funzioni davvero e un sistema di gestione dei contenuti che il vostro team possa usare senza chiamare uno sviluppatore. Il desiderabile può includere un'area clienti, un blog o un assistente IA: utili, ma non per forza nella prima fase.

Indicare una fascia di budget e una scadenza reale

Molti imprenditori tacciono il budget sperando di scoprire il prezzo «vero». In pratica si ottengono preventivi impossibili da confrontare, perché ogni agenzia immagina una scala diversa. Una fascia come «da 15.000 a 25.000 € per il lancio, più un budget mensile per la manutenzione» permette alle agenzie di dirvi cosa è realistico a quel livello e dove investirebbero.

Lo stesso vale per i tempi. Se la data è fissa, come una fiera, l'apertura della stagione o il lancio di un prodotto, ditelo e spiegate perché. Se è flessibile, ditelo comunque. Una data vincolante cambia il modo in cui un progetto viene pianificato e organizzato.

Se pensate di chiedere un cofinanziamento pubblico, menzionatelo nel brief. Il Fonds Bleu monegasco ha cofinanziato molti siti e progetti digitali, e un perimetro chiaro rende più semplice preparare la domanda. Requisiti e tempistiche dipendono dal programma: verificate le condizioni in vigore prima di firmare, in particolare se i lavori possono iniziare prima dell'approvazione. Spieghiamo come si inserisce in un progetto nella nostra pagina Fonds Bleu per il sito web.

Fare a tutte le agenzie le stesse domande

Per confrontare in modo equo, chiudete il brief con un breve elenco di domande a cui ogni agenzia deve rispondere. Per esempio: cosa è incluso esattamente e cosa verrebbe fatturato a parte; chi lavorerà ogni giorno al progetto; quanti giri di modifiche sono previsti; a chi appartengono alla fine design, codice e account; quanto costano manutenzione e hosting all'anno; e quanto tempo serve prima della messa online.

Chiedete due o tre referenze pertinenti, idealmente di aziende di dimensioni o settore simili. Un bel portfolio su un altro mercato dice meno di un progetto paragonabile consegnato nei tempi e che ancora oggi porta richieste. La nostra pagina sul web design a Monaco descrive come si svolge un progetto ben gestito, dal primo workshop al lancio.

Il brief è un documento di lavoro

Il vostro brief non sarà perfetto, e non serve che lo sia. Il suo compito è avviare la conversazione giusta. Una buona agenzia ne metterà in discussione alcune parti, suggerirà di eliminare qualcosa o segnalerà un rischio che non avevate visto. Anche questa reazione è un'informazione. Un'agenzia che rimanda un preventivo senza fare una sola domanda probabilmente non l'ha letto con attenzione.

Inviate lo stesso brief a non più di tre agenzie, date loro una o due settimane per rispondere e incontrate quelle che hanno fatto le domande migliori.

Se volete aiuto per impostare il brief, o un secondo parere sui preventivi ricevuti, contattateci. Saremo felici di esaminarlo con voi, anche prima che abbiate deciso chi realizzerà il sito.